Contar con una gestión efectiva de los vehículos de tu empresa trae beneficios que van más allá de la productividad.
Pareciera que la gestión de flotillas solo se puede realizar con la ayuda de una plataforma especializada que pueda ahorrar tiempo y esfuerzo a los operadores. Pero no se trata únicamente de confiar en que un sistema pueda hacerlo todo, sino entender cómo facilitar la productividad, la eficiencia y evitar los tiempos muertos en tus vehículos, ya sea que tu flotilla transporte personal, mercancía o que se use para prestar algún servicio. La gestión de flotillas implica saber usar tu tiempo de manera inteligente y evitar gastos innecesarios.
Estos son los secretos que en nuestra experiencia han hecho la diferencia entre una flotilla exitosa y una que se enfrenta simplemente solucionar problemas a nivel gestión.
1. Claridad en gastos extra.
Más allá de los costos que generan tus vehículos para circular, como es el caso del combustible, seguro de auto y la nómina de conductores, es importante tener claridad de los gastos extra que se generan por: mantenimientos no preventivos (cuando algún vehículo presenta alguna falla que necesite reparación o un accidente), los gastos de estacionamiento, peaje, viáticos y cambios de ruta. Tener un registro y control de este tipo de gastos, te ayudará a planear mejor los mantenimientos que puedan evitar que sea necesario gastar en reparaciones. Los cambios de ruta de último momento son resultado de una planeación poco eficiente (esta es la razón por la que empresas como UPS nunca se desvíen de su ruta o eviten dar vuelta a la izquierda en intersecciones).
2. Cumplimiento de los mantenimientos preventivos.
Cuando llega el momento en que uno de tus vehículos requiere reparación para poder circular, quiere decir que la falla correctiva se pudo prevenir. Si hay algo que puedes hacer para mejorar la eficiencia de la operación de tu flotilla es cumplir con los mantenimientos preventivos que pueden reducir hasta un 40% de los gastos adicionales generados por reparar un vehículo. Un plan de mantenimiento basado en el uso y desgaste de cada vehículo es la mejor manera de ahorrar tiempos muertos de vehículos en reparación. Por supuesto, la parte más difícil de todo esto, es cumplir con los mantenimientos preventivos cuando los vehículos están en buen estado.
3. Creación de una cultura positiva que se refleje en tus conductores.
Solo las empresas más exitosas deciden invertir tiempo en una cultura organizacional sólida. Cuando hay tanto que hacer, ¿para qué usar el tiempo en que los conductores también vivan los valores de la empresa? Sin embargo, si todos se sienten valorados, serán mayormente responsables de los vehículos y su cuidado. Es importante además invertir en las habilidades de los conductores, cuando parece que la velocidad es lo más importante para ser eficientes, que con el tráfico de las ciudades es virtualmente imposible de lograr. Un manejo responsable reduce consumos de combustible y mantenimientos correctivos.
4. Haz ‘algo’ con la información que generan tus vehículos.
La vida de los administradores de flotillas transcurre entre hojas de cálculo y tareas administrativas tediosas que son el resultado del manejo de todo tipo de información. ¿Por qué no hacer algo con los datos que arroja el uso de tus vehículos? Se trata de ir más allá de la administración. Cuando las empresas empiezan a planear estratégicamente y entienden cómo pueden usar datos para eficientar operaciones es cuando las posibilidades de crecimiento o expansión se dan. Usar la información del GPS para planear mejores rutas a horarios más adecuados, entender los rendimientos de combustible por vehículo para realizar mantenimientos preventivos o saber qué servicios pueden automatizarse, liberará a los administradores de realizar tareas y seguimientos ineficientes.
5. Contar con un sistema de gestión.
Contar con una plataforma te ayudará a automatizar los procesos de operación, organización y el análisis de los datos generados por tus vehículos. Existen muchos tipos de sistemas de gestión, lo importante es que el beneficio de tener una plataforma se traduzca en ahorro de tiempo y gastos. Con una visión más estratégica, sabrás que el tiempo de dar seguimiento a trámites tediosos y burocráticos es otra manera en la que puedes invertir para que tus administradores se dediquen a tu actividad primordial de negocio. Considera una plataforma de resolución de siniestros o la integración de un sistema que te notifique y alerte automáticamente sobre la proximidad de la fecha de renovación de los documentos de tus vehículos y conductores, así como de las fechas de mantenimiento. La tranquilidad de tu equipo lo vale.
